18.  GENELGELER:

18.1.      GENELGE  NO:123

Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatına bağlı ve ilgili kuruluşların yargı birimlerinde kullanılmakta    olan masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar ile yazıcı, tarayıcı veya kesintisiz giriş        kaynağı  gibi bilgisayar donanımlarının yanlış kullanılması nedeniyle meydana gelen arızaların önlenmesi ve söz konusu donanımların verimli kullanılarak hizmetlerin aksamadan yürütülmesi amacıyla hazırlanan ve ekte gönderilen “Bilgisayar, ve Yan Donanımların Kullanma Talimatı”nda  belirtilen hususlara    titizlikle uyulması, bu hususlara kullanıcılara gerekli tebligatın yapılması, talimatın bilgisayar kullanan kalem ve büroların uygun yerlerine asılması,

Konulara gereken dikkat ve özeninin gösterilmesi rica ederim.

[ads1]

 

BİLGİSAYAR VE YAN DONANIM KULLANIMI TALİMATI

 

1-Hakim ve Cumhuriyet Savcılarına, makam odalarında, duruşma salonlarında, keşif ve otopsiler  de ve kişisel ihtiyaçlarında kullanmak üzere şahsi demirbaş olarak verilen dizüstü  bilgisayarlardan bu amaçlar için kullanılması ve mesai saatlerinde mutlaka adliyede bulundurulması,

2-Hâkim ve Cumhuriyet Savcısı makam odalarına ve duruşma salonlarındaki heyet kürsülerine masaüstü bilgisayar veya monitör konulmaması, bu amaçlar için dizüstü bilgisayarların kullanılması, buralarda bulunan masaüstü bilgisayarların ihtiyacı olan diğer birimlere sevk edilmesi.

3- Hakim ve Cumhuriyet Savcılarına, şahsi demirbaş olarak verilen dizüstü bilgisayarların,                 kullanım talimatına uygun olarak kullanılması, batarya ömrünün korunması için haftada en az bir defa tam olarak şarj edilmesi ve yine batarya tam boşalıncaya kadar bataryadan çalışılması, şarj işlemi bitirildikten sonra adaptörün şebeke prizinden çekilmesi, dizüstü bilgisayarların kullanılmadığı durumlarda adaptör fişinin şebeke elektriğine bağlı bırakılmaması,

4- Dizüstü bilgisayarlarla birlikte kullanılması için gönderilen ve şarj edilebilen bataryaya sahip olan taşınabilir yazıcıların (HP Deskjet 350cbi, 450 cbi, vb) amaçlarına uygun olarak yalnızca keşif ve otopsilerde kullanılması, amacı dışında adliye içerisinde ya da lazer yazıcı kullanma imkanının  sağlanılması,

5-Adalet etki alanına (domain) ve UYAP portalına giriş şifresinin hiçbir şekilde başkalarına

Verilmemesi,  paylaşılmaması ve bu şifrelerin unutulmaması ve kötü niyetli üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda ortaya çıkacak olan her türlü hukuki ve cezai sorumluluğun kendisine ait olacağının bilinmesi,

6- Masaüstü bilgisayar, yazıcı, tarayıcı ve kesintisiz güç kaynağının, bunları kullanan kişi veya kişilerden birine zimmet karşılığı teslim edilmesi,

7- Bilgisayar oyunları başta olmak üzere, sistem performansını düşürerek bilgisayara kurulması nın veya kopyalanmasının engellenmesi, yüklenmiş olanların silinmesi,

8-Virüs veya trojan içeren programlar, kullanıcının istemi dışında bilgisayara bulaşmakta, bilgisayarlarda bulunan   programların ve bilgilerin  kısmen veya tamamen kullanılmaz hale gelme-    sine veya işletim sistemlerinin çökmesine neden olmakta, bazen de aynı bilgisayar ağında bulunan diğer bilgisayarlara da yayılması  nedeniyle birim genelinde hizmetlerin aksamasına ve telafi edil-              mez iş gücü kaybına neden olduğundan, bu tip programların bilgisayarlara kesinlikle yüklenmemesi,

9-Antivürüs programlarının güncel sürümlerinin, tüm masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarda çalışması- nın sağlanması, virüs programı  yüklenmeden ve aktif hale getirilmeden kesinlikle internete girilmemesi,

10-Hukuki ve cezai sorumluluk doğurması nedeniyle, lisansı olmayan programların bilgisayarlara yüklenmemesi, lisansı olarak yüklenmiş programlarda arıza meydana geldiğinde arızanın sadece teknik personel tarafından giderilmesinin sağlanması,

11-Bilgisayar ve yan donanımlarında meydana gelen arızaların öncelikle teknik personele bildirilme- si, cihazlar açılarak kişisel müdahalelerde bulunulmaması,

12-İşletim sistemi ve uygulama programlarının yüklü olduğu sabit diskin C bölümüne kişisel dosya kaydedilmeyerek, sistem güvenliği açısından D bölümüne kaydedilmesi,

13-Bilgisayar ve yan donanımların sıvı maddelerle temas ettirilmemesi, sigara külü, toplu iğne, ataç  ve zımba teli gibi yabancı maddelerin masaüstü ve dizüstü bilgisayarların klavyelerine ve özellikle              de yazıcıların içerisine kaçırılmaması,

14-Mouseların (fare) mutlaka mousepad (fare altlığı) ile birlikte kullanılması ve kullanan personel tarafından belli aralıkla içinin temizlenmesi,

15-Öğle arasında bilgisayarların ve monitörlerin açık bırakılmaması, özellikle hafta sonu tatili öncesinden tüm masa üstü bilgisayarlarının kapatıldığının odadan en son çıkanlar tarafından kontrol edilmesi, bilgisayarların uzun süre kullanılmadıkları zamanlarda üzerlerine toz örtüsü ile örtülmesi,

16-Açık olan bilgisayarların belli bir süre kullanılmaması halinde  (örneğin 10 dakika) öncelikle  ekran koruyucu programların devreye girmesi, daha uzun süre kullanılmaması halinde  ise  (örneğin 20 dakika) monitörün kapanma özelliğinin aktif hale getirilmesi,

17-Monitör boyutuna en uygun ekran çözünürlüğü  ve en yüksek ekran yenileme sıklığının ayarlanması,(Bkz. Denetim Masası- Görüntü Ayarları- Gelişmiş- Monitör)

18- Bilgisayarları power düğmesinden değil, “bilgisayarı  kapat” menüsünden kapatılması,

19-Standart donanım dışında, hizmetle ilgisi olmayan aygıtların (televizyon kartı, faks-modem  kartı v.b.)bilgisayara takılmaması,

20-Masaüstü bilgisayar ve monitörlerin, kullanan personel tarafından en az hatada bir defa iz bırakmayacak nemli bez ile gerekli temizliğin yapılması, temizleme öncesinde elektrik fişinin pirizden mutlaka çekilmesi,

21-Sadece bir adet bilgisayarı (monitörü ile birlikte) beslemesi için gönderilen kişisel kesintisiz güç kaynaklarına, yazıcı, tarayıcı veya diğer cihazların bağlanmaması,

22- Lazer yazıcılarda pelür veya saman kağıt kullanılmaması, kağıtların buruşuk, kenarları yırtık veya kıvrık, zımba teli veya toplu iğne takılı olmaması,

23-Lazer yazıcıların 300*300 dpi çözünürlükte ve ekonomik toner modunda kullanılması, daha yüksek çözünürlükte çıktı almanın hiç gerekmediği halde daha fazla toner harcanmasına neden olacağının bilinmesi,

24-Yazıcılarda toner ve mürekkep kartuşu değiştirilmesi işleminin teknik personel  veya tecrübeli personel tarafından yapılması,

25-Lazer yazıcılara ait bitmiş toner kartuşlarının kesinlikle ve istenildiğinde gönderilmeye hazır olacak şekilde orijinal kutuları içerisinde muhafaza edilmesi,

26-Bilgisayar, monitör ve yan donanımlarının mümkün olduğunca doğrudan güneş ışığına ve manyetik etkilere maruz bırakılmaması,

27-Kablo kanallar üzerinde bulunan kırmızı renkli UPS elektrik prizlerine bilgisayar ve yan donanımlar haricindeki elektrikli cihazların kesinlikle takılmaması,

28- Kablo kanallarının üzerlerine hiçbir şey konulmaması, kanallara zarar verebilecek soba, elektrik-li ısıtıcı gibi aletlerin kanallara yaklaştırılmaması, bina temizliği yapılırken kablo kanallarına su gitmesinin önlenmesi, temizlenmeleri gerekiyorsa sadece hafif nemli bezle silinmesi,

29-Demirbaş olarak teslim edilen dizüstü bilgisayarların; emeklilik, istifa, kurum değiştirme gibi durumlarda İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına teslim edilmek üzere tutanakla Cumhuriyet Başsavcılığı veya Bölge İdare Mahkemesi Başkanlıklarına eksiksiz ve çalışır durumda iade edilmesi,

18.2.      GENELGE   NO:124

 

Bakanlığımız UYAP ile yargı birimlerinde, merkez ve taşra teşkilatında, bağlı ve ilgili kuruluşlarında adalet hizmetlerinin daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesini, iş süreçlerinin hızlandırılmasını, elektronik arşivin oluşturulmasını amaçlamıştır.

“e-Devlet” sisteminin bir parçası olan  “e-Adalet” sisteminin kurulması için. Yüksek             Yargı  Organları ve yargı için bilgi temininde vazgeçilmez özellikte bulunan kurumlarda sisteme dahil edilerek, Bakanlık merkezi teşkilatı ile birlikte tüm mahkemeleri, Cumhuriyet başsavcılıklarını, adli tıp, ceza infaz kurumları ve icra dairelerini de içine alacak şekilde, bilgisayar ağının (network) kurulması, bilgi alışverişlerinin elektronik ortama taşınması, vatandaşa ve avukatlara internet üzerinden on-line hizmet sağlanması, entegrasyon sağlanan dış birimlerden bilgilerin iste- nilen zamanda sistem tarafından hazır edilerek adli sistemin güvenilir, doğru ve hızlı işleyişinin sağlanması hedeflenmiştir.

Proje kapsamında ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile entegrasyona gidilmekte olup                 bu kapsamda MERNİS ve Adli Sicil Veri Tabanları ile web servisleri üzerinde veri tabanları seviyesinde entegrasyon sağlanmış, nüfus ve sabıka kayıtlarında sorgulama ve veri tabanına aktarma imkanları temin edilmiştir. POLNET, VEDOP, TAKBİS başta olmak üzere diğer kamu bilgi sistemleri ile entegrasyon çalışmaları devam etmektedir.

UYAP iç ve dış birimlerle entegrasyonu sağlayarak, idari işlemler ve yargılama süreçlerindeki mükerrer yapılan işlemlerde gereksiz uygulamalara engel olmakta, sürat  ve  kolay- lıklar sağlayarak, iş yoğunluğunu azaltmakta ve personel açığından  kaynaklanan  sıkıntıları en aza indirmektedir.

e- Devlet hedefini yakalamada devlet politikası haline gelmiş UYAP’ın başarısı, yazılımın merkez teşkilatı ile hakim ve cumhuriyet savcıları başta olmak üzere bütün çalışanlarımız tarafından kullanılmasına bağlı bulunmaktadır.

UYAP kapsamında geliştirilen  uygulama yazılımları, merkez teşkilatı ile bazı birimlerimizde işletime alınmış olup kısa zamanda bütün teşkilat tarafından kullanılmaya başlanılmıştır.

Bu itibarla,

1-  Projenin önemi ve bir an önce uygulamaya geçirilmesi gerekliliğinin Cumhuriyet Başsavcısı ve Adalet Komisyonları tarafından tüm personele anlatılması,

 

1-                 UYAP uygulaması idari işlerinde görev almak üzere adli yargıda bir Cumhuriyet Savcısı, idari yargıda da bir hakimin UYAP Birim Sorumlusu olarak ve aynı unvanda yeterli sayıda UYAP Birim Sorumlu Yardımcısının görevlendirilmesi; herhangi bir sebeple bu görevin boşalması   durumunda derhal yeni görevlendirilmenin yapılarak irtibat bilgileriyle birlikte Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına bildirilmesi, eski UYAP birim sorumlusunun üzerindeki görev ve işlerin yeni sorumluya aktarılmasının sağlanması,

Bu kişilerin;

a-                   Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve yüklenici firmalara karşı birimlerini temsil etmeleri ve koordinasyon sağlamaları (haberleşme, her türlü iletişim veya randevu talepleri gibi)

b-                 Birimi ile ilgili olarak projenin sağlıklı yürümesi için gereken her türlü tedbiri almaları,

c-                  Proje konusunda biriminden kendisine iletilen önerileri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı veya yüklenici firmalara bildirmeleri,

d-                 Biriminde çalışacak olan Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı  veya yüklenici firma görevlilerinin çalışmalarında yardımcı olmaları, gerekli yer, araç ve gereci temin etmeleri.

e-                  Birimlerindi UYAP kullanımı sırasında oluşan hataları mümkün olduğunca yerinde çözmeleri, yerinde çözemeyecekleri sorunları tek yetkili olarak toplamak suretiyle Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına  iletmeleri, UYAP Birim Sorumluları tarafından bildirilmeyen düzeltme taleplerinin değerlendirilmeye alınmayacağının duyurulmasını sağlamaları.

f-                  Görevi değişen, emekli olan veya diğer sebeplerle meslekle ilişiği kesilen personelin birimlerinden ayrılmasından önce,  mutlaka  UYAP kapsamında üzerlerinde bulunan işleri bitirmeleri veya ilgili kişiler üzerine aktarılmasını sağlamaları ve bu kişilerin yetkilerinin kaldırılması  için birimlerinde yetkili olan personele bilgi verilmeleri.

g-                 Sistem kesilmeleri halinde, ilgili ekran veya dosya bilgilen ile hatanın ne olduğu (ekranın açılmaması  veya  sisteme girilememesi gibi), başlangıç-bitiş tarih ve saatini içeren tutanak düzenlenerek bir suretini Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına göndermeleri.

2-                 Her kullanıcı, kullanıcı adı ve şifresinin gizliliğinden sorumlu olduğundan, üçüncü kişilerin eline geçmesi nedeniyle oluşabilecek her türlü hukuki ve cezai sorumluluğun kendisine ait olacağının bilmesi.

UYAP yazılımlarının işletime geçtiği birimlerde;

3-                 UYAP’nın işletime geçtiği birimlerdeki  bütün kayıt, tevzi, veri girişleri, soruşturma, kovuşturma, harç, duruşma, karar, infaz ve diğer tüm işlemlerin UYAP üzerinden gerçekleştirilmesi,

 

4-                 UYAP’a veri girişlerinde dosyanın temel bilgilerinin (taraf bilgileri veya dava suç isimleri gibi) doğru ve eksiksiz olarak girilmesi, veri girişlerinin iş sürecine ait ekrandan yapılarak tutarsız bilgi oluşmasının engellenmesi, sistem üzerinden yapılan onaylamadan sonra ilgili işlemin kesinleştiği ve bu tür düzeltmelerin  ancak yasal dayanağı olması halinde ilgili birimce UYAP birim sorumlusu aracılığıyla gönderilecek resmi yazı üzerine Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca düzeltilebileceğinin bilinmesi.

5-                 Sistem üzerinde yapılan işlemlerin hangi kullanıcı tarafından, hangi makine üzerinden, hangi tarih ve saatte yapıldığı veya yapılan işlemin ne olduğu gibi kayıtlar sistemde tutulduğundan, usulsüz işlemlerin hukuki ve cezai sorumluluk gerektireceğinin bilinmesi,

6-                 Fiziki çalışma ortamlarının UYAP uygulamalarını kolaylaştıracak şekilde hazırlanması, elektronik ortamda akışı sağlanan dosyaların, ilgili birime fiziki ortamdan aktarılmasının gecikmeye mahal verilmeden yapılması,

7-                 Her türlü başvuruda T.C. vatandaşlık numarasının istenmesi ve tüm işlemlerde bu numaranın kullanılması.

8-                 Bilgisayar ortamında yapılan işlerin kağıt ortamında tekrar yapılmaması açısından, kalemlerde tutulan defter ve kayıtlar yerine, elektronik ortamda tutulan kayıtlardan alınarak çıktılarının imzalanarak saklanması,

9-                 Yargıtay, Bakanlık, Cumhuriyet Başsavcılıkları, mahkemeler, icra daireleri, ceza ve infaz kurumları, adli tıp ve diğer birimlerimizin kendi aralarındaki yazışma ve işlemlerinin UYAP vasıtasıyla gerçekleştirilmesi.

10-             Tevzi ve vezne birimlerinde banko düzenine geçilmesi, tevzi işlemlerinin aynı günde yapılarak dosyaların mahkemelerine verilmesi,

11-             Elektronik ortamda doğrudan veri akışı sağlanıncaya kadar, kolluk kuvvetlerinin veya diğer birimlerden adliyeye intikal eden soruşturma ve kovuşturma evrakı ile sair belge ve bilgilerin mevzuatta belirtilen usul ve esaslara aykırı olmamak koşuluyla disket, CD, flash bellek veya benzeri elektronik veri depolama cihazlarına kaydedilerek UYAP sistemine aktarılmasının sağlanması.

12-             UYAP işletimine geçme sürecini tamamlayan başsavcılıkların, adalet komisyonlarının, mülhakatlarından yeterince personeli ağır ceza merkezine geçici yetki ile alarak eğitmeleri ve kendi kullanıcıları vasıtasıyla mülhakat birimlerinin işletime geçiş süreçlerinin tamamlanması,

18.3.      GENELGE  NO:125

Ulusal Yargı Ağı Projesi (UYAP) kapsamındaki yargı birimleri, Bakanlık taşra teşkilatı, bağlı ve ilgili kuruluşlarında bulunan bilgisayar ve yan donanımları ile bu birimlerdeki bilgisayar ağı (netvvork) altyapısının çalışır halde tutulabilmesi, bilgisayar sistemlerinde meydana gelebilecek arızaların giderilmesi ve kullanıcılardan gelecek destek taleplerinin kısa sürede karşılanabilmesi amacıyla, ağır ceza Cumhuriyet başsavcılıkları ve müstakil adliye binaları olan bölge idare mahkemesi başkanlıkları bünyesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı taşra teşkilatı birimleri  olan bilgi işlem müdürlükleri, bilgi işlem şeflikleri ve bilgi işlem büroları oluşturulmuştur.

Bu birimler;

1-Görev alanında bulunan tüm kullanıcılara teknik destek ve eğitim vermek, teknik    birimine her an ulaşılabilmesi için gerekli tedbirleri almak,

2-Hizmet için gereken programları yüklemek, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen imaj (masler) CD'leriyle gerektiğinde yeniden sistemi kurmak, yazılım ve donanım arızalarını gidermek,

3.Bilgisayar yerel yönetici (administrator) şifrelerini, yetkisiz kişilere vermemek ve bu hususta gereken dikkat ve özeni göstermek,

4.Hizmetlerin daha hızlı ve verimli hale getirilmesi amacıyla gerekli olan yazılımların temini hususunu Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına bildirmek,

5."Bilgisayar ve Yan Donanımları Kullanım Talimatı'nın uygulanmasını takip etmek ve bu hususta UYAP birim sorumlusuna aylık rapor vermek,

6.Bilgisayarlar ve sistemde meydana gelen arızalara müdahale etmek, periyodik bakım ve temizleme işlemlerini yapmak, yüklenici firmalarca yılda en az bir defa yapılması gereken periyodik bakımları yaptırmak, garanti kapsamındaki arızaları Bilgi İşlem Dairesince belirtilen formatta yetkili servisine bildirmek,

7.Firmaların yetkili servislerine arızaların hangi iletişim araçlarıyla bildirileceğini. Arızaların ne kadar sürede giderileceğini, garanti süreleriyle ilgili firmaların adres, telefon, faks ile Internet ve e-posta bilgilerini, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının Internet sayfasından takip ederek gereğini yerine getirmek,

8.Yetkili servislere bildirilen arızalar ve destek talepleri hakkında UYAP birim sorumlusuna haftalık rapor vermek, arızaların süresi içerisinde gidcrilmcmesi halinde, arızalı cihazın marka, model ve seri numarası da dahil ilgili firmaya ne zaman ve

hangi iletişim araçlarıyla bildirildiği belirtilmek suretiyle gerekli belge, teknik rapor ve tutanakları. Bilgi İşlem  Dairesi Başkanlığına göndermek.

9.Lazer yazıcılara ait bitmiş toner kartuşlarının atılmamasını sağlamak, gönderilmeye hazır olacak şekilde orijinal kutuları içerisinde muhafaza etmek.

10.Görev alanındaki birimlerde bulunan bilgisayar ve yan donanımların (yazıcı. tarayıcı, kesintisiz güç kaynağı, svviteh veya çanak antenler gibi) teknik özellikleriyle birlikte envanter kayıtlarını Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı'nın Internet sayfasında bulunan "Envanter Kayıtların" isimli tabloyu Örnek alarak tutmak, bu kayıtlan elektronik ortamda Temmuz ve Aralık aylarında veya değişiklik olduğunda bilgi.islem@adalet.gov.tr <mailto:bilgi.islem@adalet.gov.tr> adresine kurumsal mail adresinden göndermek, birimler arası hareketleri takip ederek tutulan kayıtları güncellemek,

11.Masaüstü bilgisayar, yazıcı, tarayıcı ve kesintisiz güç kaynağını, bunları kullanan kişi veya kişilerden birine zimmet karşılığı teslim etmek,

12.Birim demirbaş kaydının doğru ve eksiksiz yapılması için ilgili ayniyat memuruna bu kayıtları bildirmek ve gerekli bilgi alış verişini sürdürmek,

13.Kabinet odalarının teiniz tutulmasını, elektronik aletlere zarar verebilecek her türlü toz ve nem üretecek, çöp ve temizlik malzemelerinin buralara konulmaması, depo amacıyla kullanılmamasını sağlamak, UTP data kabinetlerini, UPS elektrik panolarını ve bunların bulunduğu odaları rutubet oluşmayacak şekilde belli aralıklarla havalandırmak. Temizlemek, tozunu almak, kabinet fanlarının istenilen şekilde çalışması için gerekli kontrolleri ve temizliği haftada bir defa yapmak, güvenlik açısından kilitli tutmak, anahtarlarına her an ulaşılabilmesi için gerekli tedbirleri almak, giriş ve çıkışları kontrol allında almak,

14.Sistem iletişim altyapısındaki değişiklik veya ilaveleri takip etmek, data ve UPS hatlarının etiket numaralarına göre hangi odalara gittiğini ve hangi data hatlarının ağ cihazlarında (svviteh) sonlandığını gösteren listeleri kabinet ve pano içerisinde şeffaf dosyalarda her an ulaşılabilir vaziyette güncel ve yedekli olarak muhafaza etmek,

15.Yapılan işlerin denetlenmesi ve yapılacak işlerin planlanması için ayda bir defa. UYAP birim sorumlularına veya birim amirlerine sunulmak üzere faaliyet raporu hazırlamak. bir örneğini elektronik ortamda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına göndermek,

16.Adalet Bakanlığı internet sayfasındaki duyuruları ve yenilikleri takip etmek ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,

17.Sistemin sağlıklı ve emniyetli çalışmasını sağlayacak tedbirleri almak, tespit edilen eksiklik ve aksaklıkları derhal amirlerine bildirmek, İle görevlidirler.

 

UYAP Birim Sorumluları, yukarıda zikredilen konularda kurulan bu Birimleri denetlemekle yükümlüdür.

Bilgi edinilmesini ve gereğinin buna göre ifasını rica ederim.